24 жовтня 2012
З 1 січня 2013 року вводиться в дію новий “Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів”, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884.
Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при підготовці номенклатур справ та при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення. Він може використовуватися також фізичними особами – підприємцями. До Переліку включені типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності.
Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Прошу звернути увагу, що строк зберігання “До ліквідації організації” означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ архівних установ. Позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання деяких видів документів означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел формування НАФ приймає експертно-перевірна комісія державного архіву області.
Відмітка “Доки не мине потреба” означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.
Строки зберігання бухгалтерської документації конкретизуються приміткою “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення”.
Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності згідно з чинним законодавством. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.
У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать цьому Переліку.
Нагадую, що в грудні 2012 року згідно вимог Типової інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, складається номенклатура справ установи на 2013 рік. Номенклатури, а також акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, в яких застосовуються статті Переліку 1998 року, до розгляду прийматися не будуть.
Начальник архівного відділу Н.К.Іванькова
Людям із порушенням зору
