Ічнянська районна державна адміністрація Ічнянська РДА Чернігівської області

   Діяльність архівного сектору Ічнянської районної державної адміністрації регламентується Положенням про архівний сектор, затвердженого розпорядженням в. о. голови райдержадміністрації № 130 від 30.05.2018 року. Виконання видів робіт у секторі здійснюється відповідно до річного плану. При складанні планових документів враховуються рекомендації та вказівки Державного архіву Чернігівської області.

   Архівний сектор Ічнянської райдержадміністрації здійснює зберігання, облік і охорону документів Національного архівного фонду, переданих сектору місцевими радами, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району.

   Архівосховище сектору площею 56 кв.м. міститься у пристосованій будівлі. Протяжність стелажного обладнання - 172 пог.м.. Ступінь заповнення стелажного обладнання 100%.

   З метою дотримання охоронного та протипожежного режимів зберігання документів у 2019 році призначено відповідальну особу за пожежну безпеку в архівному секторі, затверджено Інструкцію про заходи пожежної безпеки в архівному секторі, перевірено наявність та стан протипожежного обладнання, здійснено технічне обслуговування 3-х вуглекислотних вогнегасників згідно вимог ДСТУ 4297-2004 та НАПБ.01.008-2004, здійснено профілактичний огляд наявної охоронно-пожежної сигналізації, стану пристроїв для замикання  та опечатування архівосховища, дотримується порядок доступу до архівосховища.

   В архівному секторі станом на 1 січня 2020 року налічується 137 фондів, 20468 од. зб. документів з паперовою основою. На виконання плану заходів до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ у Чернігівській області у 2019 році працівниками сектору перевірені облікові документи та наявність справ у 6-ти фондах, про що складені акти та аркуші перевіряння.

   За 2019 рік прийнято 391 справу управлінської документації від 12-ти установ, 19 од.зб. (78 документів) особового походження та 1 од.зб. (33 од.обл). цифрових фотодокументів. Прийом справ здійснюється за описами, затвердженими ЕПК Держархіву Чернігівської області із складанням акту приймання документів. Справи, які надходять до архівного сектору, реєструються в книзі обліку надходжень та картках фондів. На кожний архівний фонд заведено справу фонду, в якій містяться історичні довідки, акти прийому документів, акти передачі справ та ін.

   У 2019 році архівним сектором надана допомога 6-ти установам в упорядкуванні документів та складанні описів справ установ на 437 справ постійного зберігання та 197 справ з кадрових питань (особового складу). Описи разом із експертним висновком архівного сектору подані на розгляд ЕПК державного архіву Чернігівської області.

   Складені описи на 19 справ колекції документів виборчих кампаній: опис № 1 колекції з виборів президента України 2019 – 5 од.зб. (41 документ) та опис № 1 колекції з виборів народних депутатів України 2019 – 14 од.зб. (37 документів). Складений опис № 1 фотодокументів за 2016 рік на 1 од.зб. (33 од.обл).

   Продовжувалося тематичне розроблення фонду № 109 "Районна рада народних депутатів". Закаталогізовано 6 од.зб., складено 121 тематична картка на документи постійного зберігання та внесено їх до систематичного каталогу.

   Архівний сектор не лише зберігає, а й популяризує документи Національного архівного фонду. З цією метою у 2019 році до 205-річчя від дня народження Т.Г.Шевченка в приміщенні архівного сектору РДА експонувалася та розміщена на веб-сторінці архівного сектору сайту райдержадміністрації фотодокументальна виставка «Шляхи Тараса Шевченка на Ічнянщині». В соціальній мережі Facebook у групі «Ічня» розміщений альбом «Впізнай місце по ретро-фото» з 25 світлин м.Ічня. Підготовлена та розміщена на веб-сторінці архівного сектору стаття «Розкуркулення та голод в Ічнянському районі у 30-х роках 20 століття».

   Архівні документи активно використовуються для виконання запитів громадян, установ та організацій. У 2019 році за документами архіву виконано 478 запитів, з них 89 тематичних, 389 соціально-правового характеру. 84% запитів соціально-правового характеру виконані з позитивним результатом.

   Архівний сектор Ічнянської РДА співпрацює з архівними підрозділами установ та організацій, які є джерелами комплектування Національного архівного фонду. Для працівників цих установ, відповідальних за ведення діловодства та архівне зберігання документів проведений семінар-навчання на тему: «Вимоги щодо упорядкування документів та порядок їх передавання до архівної установи». Постійно надаються консультації з питань архівної справи та діловодства. Здійснено 1 комплексна, 2 тематичних та 2 контрольних перевірки роботи архівних підрозділів.

   У 2019 році кількість проблем щодо матеріально-технічного забезпечення державного зберігання документів НАФ, вирішення яких потребує сталого бюджетного фінансування, не зменшилася. Найголовнішою з них є забезпечення архівного сектору придатним для зберігання документів приміщенням, стелажним обладнанням та модернізація охоронно-пожежної сигналізації.

Завідувач                                                        Наталія ІВАНЬКОВА